분업과 공유의 경제학, 협업
분업과 공유의 경제학, 협업
‘협업’은 우리 시대의 키워드 중 하나이다. 아마도 소통보다는 조금 덜, 공유와는 비슷한 정도로 ‘핫’한 단어가 아닐까.
하지만 협업이 새롭게 등장한 단어는 아니다. 피라미드나 만리장성처럼 거대한 토목사업이 있기 훨씬 전부터도 협업은 인류의 역사와 함께 존재해 왔다. 사회적 동물인 인간에게 협업은 생존의 필수 조건이자 타고난 본능이다.
그런데도 왜 협업이 시대의 흐름을 대표하는 단어로서 다시 주목을 받게 된 것일까.
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협업의 두 가지 유형, 분업과 공유
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협업을 단순하게 정의하자면 여러 사람이 힘을 합친다는 것이다. 힘을 합치는 방식은 둘로 나뉜다. 분업과 공유다. 협업 시스템의 기능은 일을 여러 사람에게 분담해 진행시키는 과정을 지원해 주는 기능과, 협업에 참여하는 사람들 간에 의사소통과 자료 공유를 지원해 주는 기능으로 구분해 볼 수 있다.
PMS, 즉 프로젝트 관리 소프트웨어(Project Management Software)라고 통칭되는 솔루션이나 서비스들은 업무의 세분화와 세분화된 업무에 대한 관리를 지원하는 데 중점을 두고 있다. 전통적인 PMS에서는 프로젝트 관리 방법론에 따라 계획과 실적을 비교하고 무엇인가 조치가 필요한 이상상황이 발생하고 있지 않는지를 모니터링하는 데 중점을 뒀다. 하지만 ‘아사나’와 ‘트렐로’ 같은 최근 인기 있는 클라우드 서비스들은 전통적인 프로젝트 관리 기능을 제공하면서도 협업의 참여자들 간에 수평적인 소통과 공유를 지원하는 데 보다 중점을 두고 있다. 이들 서비스는 수주 사업을 주로 하는 조직에서 규모가 큰 프로젝트를 체계적으로 관리하기 위한 도구로 인식돼 온 전통적인 PMS와 달리, 스타트업과 같은 적은 규모의 조직이나 팀 단위의 일상적인 업무 관리 도구로도 많이 사용되고 있다.
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협업 도구의 업무 단위 통합 사례와 장점
업무 단위로의 통합을 지원하는 서비스의 한 예로, 현재까지 가장 성공적인 클라우드 서비스 중의 하나인 ‘슬랙’을 들 수 있다.
슬랙에서는 자유롭게 업무 단위의 채널을 생성하고 이 채널을 통해 다른 사용자와 소통하고 공유할 수 있다. (혹시 슬랙을 사용해 본 경험이 없다면 카카오톡의 단체대화방이나 네이버 밴드가 채널과 비슷하다고 생각하면 될 것이다.) 채널 안에 간단한 텍스트를 입력하거나 파일을 업로드해서 공유할 수 있을 뿐 아니라, 다양한 외부의 클라우드 서비스들과 연동하여 채널 안에서 연계된 서비스의 콘텐츠와 알림 정보 등을 받아올 수 있다.
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또다른 사례는 슬랙보다 훨씬 오래된 전자정부 온-나라시스템이다. 온-나라시스템은 과제카드, 즉 업무를 중심으로 결재문서, 메모 보고, 일정, 계획 등을 입력해 관리하도록 구성돼 있다. 이를 통해 업무의 진행 과정이 투명하게 관리되고, 각종 업무자료의 참조가 쉬워지며, 담당자들 간 공유와 협조, 인수인계가 원활히 이뤄지도록 한다는 데 온-나라시스템의 의의가 있다. 다만 지금의 온-나라시스템은 업무 과정 상의 협업보다는 업무를 마친 후의 공식적인 결과물을 매개로 한 협업에 활용 범위가 국한되고 있다.
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성공적인 협업시스템의 구축 요소
업무관리와 협업 도구가 통합된 협업 시스템의 작동은 업무과제를 생성하고 해당 업무를 수행하는 온라인 공간을 마련하는 데서 시작된다. 슬랙의 채널, 아사나의 프로젝트, 트렐로의 보드, 셰어포인트의 사이트, 온-나라시스템의 과제카드 등이 이에 해당한다.
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공적인 협업 시스템을 구축하기 위해서는 먼저 업무 관리의 기준과 지침이 수립돼 있어야 한다. 예를 들어 어떤 경우에 업무를 생성할 것인지, 하나의 단위로 등록되는 ‘업무’라는 것이 무엇인지에 대한 지침이 필요하다.
몇 개월에 걸쳐 여러 부서가 함께 참여해 진행하는 큰 프로젝트도 있고, 전화 한 통처럼 몇 분 만에 마칠 일도 있다. 업무 단위가 너무 크면 하나의 업무 안에 너무 많은 정보가 등록되고 공유돼야 하기 때문에 효율적이지 못하고, 단위가 너무 작으면 업무 관련 정보가 파편화돼 흩어져 존재하게 되고 포괄적인 업무 진행 현황을 파악하는 일도 어려워진다. 수일에서 수주 정도의 기간이 소요되고, 독립된 산출물과 완결 시점이 존재하며, 업무 보고와 평가의 단위로 적합한 업무가 하나의 온라인 공간 단위를 배정받는 업무의 단위로서 적절하다고 할 수 있다.
또한 업무에서 발생하는 이력과 결과물들에 대한 접근 권한을 관리하는 기준도 협업 시스템의 활용 가치에 중요한 영향을 미친다. 권한 정책 수립 시에는 조직개편이나 인사 이동 시의 인수인계 절차와 권한의 변경 기준도 함께 고려돼야 한다.
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변화하는 환경 속 협업 경쟁력은 필수
자료를 찾고 등록하는 데 걸리는 시간을 최소화하고, 서로 대화하듯 자연스럽게 정보와 지식과 생각을 교환하면서, 업무의 본질에 집중할 수 있고 창의적 결과물을 빠르게 산출해 낼 수 있는 환경. 그러한 업무 문화와 시스템을 갖추는 것이 기업 경영에 가장 중요한 과제 중 하나일 것이다.
글 | 황인석. 날리지큐브 컨설팅사업팀 수석컨설턴트. 협업·포탈·지식경영 전문 기업 날리지큐브에서 이상과 현실이 만나는 공유 플랫폼을 꿈꾸고 있다. hwangis@kcube.co.kr
